التخطي إلى المحتوى

يبحث العديد عن طريقة كتابة محضر اجتماع حيث يعد من الأمور الهامة التي يتم البحث عنها من قبل العديد من الموظفين خاصة الموظفين الذين يتمتعون بكفاءة كبيرة في عملهم، فدائما الأعمال تكون بحاجة إلى عمل اجتماعات بصفة مستمرة، وفي هذه الاجتماعات يتم وضع النقاط المهمة ويتم مناقشتها فيه.

طريقة كتابة محضر اجتماع، كتابة محضر اجتماع، ماهو محضر الاجتماع

ماهو محضر الاجتماع؟

محضر الاجتماع هو عبارة عن الصحيفة التي يتم فيها تدوين الأحداث الخاصة بالاجتماع أو بالجلسة التي تمت، بالإضافة إلى تدوين ما يتم مناقشته في الاجتماع، وهناك صور عديدة لمحضر الصور فالمحضر قد يكتب بصورة فورية وذلك أثناء الاجتماع أو يتم عن طريق القيام بتسجيل صوتي فقط أو تسجيل صوت وصورة وبعد الاجتماع يتم كتابة محضر الاجتماع.

تعرف ايضاً علي: نموذج اجندة اجتماع word و pdf

ما يجب مراعاته عند كتابة محضر اجتماع؟

هناك أمور عدة يجب عليك مراعاتها عندما تبدأ في كتابة محضر الاجتماع الخاص بالاجتماع:

  1. عليك الجلوس على مقربة من مدير الاجتماع.
  2. قم بتسجيل الاقتراحات وأسماء الأشخاص الذين قاموا باقتراحها.
  3. يتم تسجيل النقاط الهامة والرئيسية في الاجتماع بالتسلسل حسب مناقشتها.
  4. محضر الاجتماع يدون بصيغة الماضي.
  5.  على كاتب المحضر أن يكتب الاجتماع كما هو دون وضع رأيه الشخصي.
  6. علي كاتب المحضر ألا يقاطع المتحدث في الاجتماع باستمرار وعدم قطع حديثة إلا في حالة الرغبة في توضيح أمر ما.
  7. ألا يكون المحضر به أخطاء املائية وأن يتم تنسيقه بطريقة صحيحة.
  8. أن يتم وضع محضر الاجتماع في مكانه المخصص له وأن يتم ترتيبه الأقدم فالأقدم.

طريقة كتابة محضر اجتماع

هناك عدة طرق يمكنك من خلالها كتابة محضر الاجتماع جاهز وهي كالتالي:

لكتابة محضر اجتماع عليك تحضير أدوات الكتابة وهي قلم وأجندة حتى تتمكن من تدوين الاجتماع بها.

تستطيع أيضا أن تدون الاجتماع من خلال الحاسب الشخصي لك، ويجب أيضا أن تحضر معك القلم ومفكرة صغيرة لكي تستخدمها في حالة حدوث عطل بجهاز الحاسوب.

  • نبدأ المحضر بكتابة التاريخ والميعاد المقرر انعقاد الاجتماع به بصورة دقيقة، مع الالتزام بكتابة الساعة المراد انعقاد المحضر بها والدقيقة.
  • يتم تحديد كل من الوقت المقرر بالساعة والدقيقة بالإضافة إلى ارفاق كل من اليوم الذي ينعقد فيه الاجتماع وتحديده بكل من اليوم والشهر والسنة.
  • كتابة كافة أسماء الأشخاص المشاركين في الاجتماع وهذا يتم في الاجتماعات التي يكون أعداد الحاضرين بها قليلة، بينما الاجتماعات الكبيرة فيمكنك أن توزع أوراق على الحاضرين وأن يسجلوا بها المعلومات التي ترغب بالحصول عليها.
  • كتابة أسماء الأشخاص الغائبين عن الاجتماع.
  • قبل بدء الاجتماع يتم قراءة الموضوعات التي ستناقش في الاجتماع.
  • قد يتطلب من كاتب محضر الاجتماع أن يقرأ على جميع الحاضرين المحضر السابق حتى يتم التعرف على الأمور التي استجدت وتم تعديلها، وحتى يتم متابعة المناقشة.
  • الملاحظات يتم تدوينها بطريقة موجزة وألا يتم تدوين سوى المعلومات المهمة فقط، والاكتفاء بتدوين العناوين الرئيسية لها، حتى لا تبذل مجهود كبير في أمور ليس لها قيمة.
  • أن يتم إرفاق كافة التقارير الخاصة بالاجتماع لمحضر الاجتماع.
  • عليك أن تدون جميع الأمور التي تم تكليفك بها من قبل المدير.
  • على كاتب محضر الاجتماع أن يدون الطريقة التي تم من خلالها اتخاذ القرارات، فإن كان هناك تصويت على أحد الأمور والبعض صوت بالموافقة والآخرين صوتوا بالرفض؛ فعليك تسجيل عدد الأصوات التي وافقت وعدد الأصوات التي رفضت.
  • في النهاية عليك تسجيل القرار النهائي الذي تم الاتفاق عليه.
  • عليك تدوين الموعد المقرر أن ينتهي فيه الاجتماع، وأن يتم استكمال كافة البيانات الناقصة عقب نهاية الاجتماع.
  • أن يتأكد محضر الاجتماع من وجود كافة المستندات الهامة المراد توافرها معه مثل وجود الورقة المشتملة على أسماء الحاضرين، بالإضافة لكل من المذكرات والتقارير.

ويمكنك تحميل نموذج محضر اجتماع جاهز من خلال موقعنا والاختيار من بين العديد من الصيغ للنموذج.

التعليقات

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.