التخطي إلى المحتوى

نموذج مذكرة الإحاطة يمكن الاستعانة به لمعرفة الديباجة العامة لهذا النوع من المذكرات، مع الاسترشاد بالخطاب المعلوماتي الذي تتضمنه وكيفية كتابته بشكل صحيح وسلسلته بأسلوب سهل؛ مما يبين المقصود من الخطاب في أقل وقت وأبسط مجهود، وعير موقع نموذجي سنقدم نموذج مذكرة احاطة، شاملين طريقة كتابة هذا النوع من المذكرات، مع أهم التفاصيل.

مذكرة الإحاطة، نموذج مذكرة احاطة، نموذج مذكرة الإحاطة

مذكرة الإحاطة

تعتبر مذكرة الإحاطة أحد الأنواع الأربعة الرئيسية للمذكرات الداخلية، ومذكرة الإطاحة تهدف إلى:

  • لفت الانتباه حيال أمر ما أو نقاط محددة بعينها.
  • شرح مفصل حول طبيعة العمل.
  • أغراض تثقيفية للقارئ حول بعض القضايا أو البروتوكولات أو القوانين، حيث يمكنها تسليط الضوء على قضية كاملة أو جانب منها باختصار وبحقائق وأدلة مدعمة، فيمكن الاستعاضة بها أحيانًا عن قراءة كتاب مثلًا.
  • تقديم موجز توضيحي عن مشكلة أو قضية.

مثال على مذكرة احاطة بغرض لفت الانتباه: الحديث لا يكون عن النشاط كامل -فهذا يعد تقرير- بل يمكن توجيه نظر المرؤوسين إلى بعض النقاط في التجربة مثل: مشكلة نقص الأدوات المستخدمة أو النقاط الأساسية التي أدت إلى عدم تحقق الهدف من النشاط أو أسباب معوقات التجربة.

تعرف أيضًا على: نموذج مذكرة داخلية جاهزة

كتابة مذكرة احاطة

كتابة المذكرات الداخلية يعد من أسهل المهام التي يقوم بها الإداري؛ فهو بسيط وأسهل من التقرير في إعداده، وفيما يلي طريقة كتابته:

  • بداية المذكرة عليها أن تتضمن بيانات أساسية هي: (الجهة المرسلة، المرسل إليه، الموضوع، التاريخ).
  • تجنب الديباجات مثل: (تحية طيبة، إلى صاحب السمو.. إلخ).
  • البدء في كتابة المعلومات بشكل مباشرة بمصطلحات مثل: نحيطكم علمًا، نطلعكم على، نظرًا إلى.
  • فقرات المذكرة يجب ألا تزيد عن 5 أسطر؛ للحفاظ على انتباه القارئ، وهذا يكون في حالة كانت المذكرة طويلة وكثيفة المعلومات.
  • مذكرة احاطة تحتاج أن تكون مدعومة بالبراهين والأدلة
  • تجنب المصطلحات التي لن تؤثر على العبارات ولا تفيد القارئ مثل: (بحسب مناقشتنا)، وكذلك المصطلحات الصعبة والتقنية يُفضل تجنبها، خصوصًا إن لم تكون الخلفية المعرفية للقارئ تشجع على فهمها.
  • يمكن بدء المذكرة بـ “موجز” على هيئة نقاط، ثم يتم التشعب في كل نقطة في عنوان جديد يُفضل الحدث.
  • يتم تجنب التعميمات والمعلومات الغير داعمة للحقائق.
  • استخدام لغة بسيطة سهلة القراءة والفهم، وتتمتع بالوضوح.
  • في حالة كانت المذكرة موجهة لشخص يوجد معه علاقة شخصية من أي نوع فحينها يُفضل استخدام الضمائر (أنا، نحن).
  • مذكرة الإحاطة يجب ألا تتخطى الصفحتين كحد أقصى، وخلاف ذلك يتم اعتبارها تقرير، ومع ذلك قد يخرج البعض عن ذلك في حالة كان الأمر غير رسميًا جدًا.

تعرف أيضًا على: كتابة مذكرة داخلية تهنئة وشكر

نموذج مذكرة الإحاطة

المفيد بشأن هذا النوع من المذكرات هو الدخول في صلب الموضوع مباشرةً، دون تشتيت الانتباه بعوامل أخرى جانبية، أو تفاصيل إضافية، بل يكون الحوار متمركزًا حول نقطة بعينها، وهو بذلك يتسم بالوضوح، ويميل إلى أن يكون مختصرًا.

المذكرات الداخلية وأنواعها كمذكرة الإحاطة والاستفسار والمذكرة المعلوماتية، وطرق كتابتها كل منهم يتم تدريسها في المرحلة الثانوية بالمملكة العربية السعودية؛ نظرًا لأهميتها في العمل الإداري في قطاع العمل الحكومي والخاص.

المملكة العربية السعودية                      شعار الشركة

شركة ………………

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى: …………………..

من: …………………..

الموضوع: ……………..

التاريخ: …../…../…..

نطلعكم أن الطلبية التي استلامها مؤخرًا بتاريخ …./…./…. قد تم رفضها؛ لعدم مطابقتها للمعايير المتفق عليها للاستلام، وقد خالفت المواصفات في: ……………………………………………..، تم تجنب تعطل سير العمل من خلال اللجوء إلى التعاون مع ………….، وسارت الأمور على خير ما يُرام.

أما عن الطلبية فقد قدمت الشركة المتعاقد معها اعتذارًا، وتم الحصول على مبلغ التعويض المتفق عليه وهو ……………… ريالًا سعوديًا، وتم توريده للخزينة، ورقم الإيصال هو …………

التوقيع: ………………….

نموذج مذكرة الإحاطة السابق عرضه يمكن استخدامه من قِبل الطلاب مع مناقشته مع المعلم، أو يمكن استخدامه مباشرةً في الواقع الإداري، ولتحميله يمكن هذا عبر الرابط التالي:

تحميل، نموذجي، موقع نموذجي

نوفر عبر رابط التحميل التالي نموذج مذكرة إحاطة جاهزة؛ للاسترشاد بها والتعرف على شكل جديد من أشكال مذكرات الإحاطة:

تحميل، نموذجي، موقع نموذجي

تعرف أيضًا على: نموذج مذكرة داخلية لمدير المدرسة جاهز

اسم مذكرة الإحاطة جاء من معنى الإحاطة نفسها، كأن يحيط المرء الآخرين بخبر معين، أو ينقل إليهم التحليل المنطقي لقضية معينة فيتعرفون على جوانبها، ويتم استخدامه إداريًا، وقد عرضنا نموذج عليه أعلاه، مع أهم التفاصيل عنه.

التعليقات

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.