أفضل نموذج مذكرة داخلية جاهزة

نموذج مذكرة داخلية جاهزة يعتبر وسيلة سهلة للتعامل مع المذكرة، ويساعد على اختصار وقت كتابة بياناتها الأساسية كل مرة، وقد يكون هذا النموذج إلكترونيًا أو مطبوعًا؛ فالمذكرات الداخلية أساسية في ميدان العمل الإداري وعلى الرغم من قلة الاعتماد عليها بسبب الثورة التكنولوجية الحديثة إلا أنه لا يمكن الاستغناء عنها تمامًا.

تعريف المذكرة الداخلية

المذكرة الداخلية تعتبر وثيقة إدارية تعالج مسألة أو قضية في العمل، ولها دور كبير في آلية عمل المؤسسات؛ بسبب سهولة تقديم المعلومة وإمكانية حفظها والرجوع إليها عند الحاجة.

كما يمكن تعريفها أنها وثيقة كتابية إدارية تشبه التقرير إلا أن المعلومات المعروضة فيها أساسية لا تحتاج إلى تفسير أو تحليل، ويتم استخدامها في المؤسسات الحكومية والخاصة كطريقة تواصل عملية فعالة وسريعة.

تعرف أيضًا على: انواع المذكرات القانونية

انواع المذكرات الداخلية

هذه المذكرة تسمى داخلية؛ لكونها تُستخدم داخل حدود المنظومة الواحدة أو المؤسسة، وهي 4 أنواع رئيسية هي:

• مذكرة داخلية تهنئة وشكر.
• مذكرة استفسار.
• مذكرة إحاطة: (نقل موظف من قسم الى قسم اخر، استقالة موظف، إبلاغ عن إجازة موظف، اتصال عميل هام بالمدير.. إلخ).
• مذكرة معلومات: تضمن شرح أو عرض مسألة محددة على المدير.

كل نوع منهم يستخدم في حالة مختلفة عن الأخرى، ولكنهم عادةً يتشابهون جميعًا في هيكلية المذكرة، وإن لم يكن في مضمونها.

الفرق بين المذكرة الداخلية والتقرير

التقرير الغرض منه تفصيل المعلومة والتركيز على عرض النتائج، كأن يعرض الموظف تقريرًا على المدير؛ لبيان نتيجة مشروع أو توضيح سير العمل وفقًا لخطة ما، أما المذكرة فهي تركز على: إيصال معلومة، تقديم استفسار، إحاطة المدير بأمر ما، أو تكون مذكرة شكر؛ للتمهيد لترقية مثلًا أو مكافأة، وايضاً من مميزات المذكرة الداخلية إنها لاتحتاج الى تصرف سريع.

يختلف هيكل التقرير ومكوناته اختلافا كبيرا عن المذكرة الداخلية؛ هذه الهيكلية تساعد على: تدفق المعلومات بشكل أسرع، تجنب التشتت بالتفاصيل، ومن أهم المزايا للمذكرة أنها تقدم الإرشاد إلى الإدارة العليا؛ مما يساعد على سرعة اتخاذ التدابير اللازمة والقرارات المهمة.

بناءً على ما سبق نجد أن التقرير أطول وأكثر تفصيلًا من المذكرة التي تكون دومًا مباشرة تقتصر على توصيل الفكرة، علاوةً على أن التقرير يستغرق وقتًا لدراسة الفعالية أو الحالة والخروج بنتائج، على عكس المذكرة التي لا تستغرق وقتًا في كتابتها أو إعدادها.

تعرف أيضًا على: نماذج تقرير تدريب تعاوني

الشكل العام للمذكرة الداخلية

إن أي نموذج مذكرة داخلية جاهزة يتكون من مجموعة بيانات ثابتة عادةً لا بد وأن تكون موجودة في بداية ووسط وآخر المذكرة، وهي:

• العنوان، اسم مرسل الخطاب، اسم المرسل إليه (أو صفته).
• موضوع المذكرة، التاريخ، وقد يُضاف أحيانًا رقم الهاتف الداخلي للقسم.
• وسط المذكرة يكون به النص مكتوبًا باللغة العربية الفصحى، ويدخل في المعلومة بشكل مباشر دون مقدمات طويلة.
• تذييل المذكرة بالإمضاء، وفي بعض الحالات بالختم أيضًا كحالات ترقية موظف.

جدير بالذكر أن المذكرة عادةً تكون قصيرة (أقل حد لمضمون المذكرة حوالي سطرين)، ولكن في بعض الحالات يمكنها أن تصل لصفحة كاملة على أن تكون مدشنة بمعلومات مباشرة وليس بالتفاصيل.

كتابة المذكرة الداخلية

كتابة المذكرة الداخلية سواء للطالب أو الموظف الذي لم يعتد كتابة النماذج الإدارية يعد أمرًا سهلًا ولا يتطلب وقتًا؛ ونوضح الطريقة فيما يلي:

• تجهيز البيانات الأساسية للمذكرة (الطرف المعني بالمذكر، المرسل، التاريخ… إلخ).
• كتابة موضوع المذكرة وهو: (مذكرة………….).
• بدء المذكرة بشكل مباشرة باستخدام مصطلحات مهذبة تفيد في العرض السهل للمعلومة: (نظرًا إلى، نبلغ حضرتكم أن، نحيط سيادتكم علمًا أن.. إلخ).
• في حالة كانت المعلومات كثيرة يتم تقسيم المذكرة فقرات؛ لسهولة قراءتها.
• يمكن إضافة عبارة صغيرة لختام المذكرة مثل: (تفضلوا بقبول وافر الاحترام)، وعادةً لا تكون هذه البارة موجودة.
• في النهاية يتم الإمضاء على المذكرة.

تعرف أيضًا على: نماذج خطابات الموارد البشرية

كيفية اعداد مذكرة داخلية

إعداد المذكرة يتطلب أن تكون هناك معلومة واضحة مباشرة يتم إخبار المدير بها، ويتم كتابتها على ورقة عادية، أو الأفضل استخدام التكنولوجيا في كتابتها إلكترونيًا ثم التوقيع عليها والختم، ثم إرسالها مع الموظف المختص بتوصيل الرسائل إلى القسم المعني بالأمر.

نموذج مذكرة داخلية جاهزة doc

المذكرة الداخلية وسيلة تواصل كتابية سهلة بين الموظفين والرؤساء، وموفرة للوقت، تعتمد على تلخيص المعلومات وعرض الخطوط العريضة على المدير.

على الرغم من كون المذكرة الداخلية وسيلة ناجحة وسهلة في التواصل إلا أن العمل بها انخفض داخل المؤسسات منذ ظهور البريد الإلكتروني، ويمكن القول إنها أصبحت تستخدم بشكل إلكتروني أكثر من من شكلها الورقي التقليدي في أغلب الحالات.

لكن مهما كانت الوسيلة التي تُستخدم بها فهي لا تزال مهمة وأحد عواميد التعاملات الإدارية الرسمية؛ وعليه نقدم نموذج مذكرة داخلية جاهزة doc عبر الرابط التالي:

نموذج مذكرة داخلية عن تفعيل النشاطات داخل المدرسة

الأنشطة المدرسية باتت تأخذ حيزًا كبيرًا من مهام المدرسة؛ لما أثبتته الدراسات التربوية الحديثة عن دورها في بناء شخصية أكثر سواء للطلاب، لكن تفعيلها يتطلب إذن الجهات الإدارية؛ لذا نقدم نموذج مذكرة داخلية عن تفعيل النشاطات داخل المدرسة عبر الرابط التالي:

نموذج مذكرة داخلية لمدير المدرسة

المذكرة الداخلية تفيد في إطلاع مدير المدرسة على مختلف الأمور التي تسير سواء داخل الصفوف أو خارجها، ويمكن تحميل نموذج مذكرة داخلية جاهزة لمدير المدرسة بصيغة doc عبر الرابط التالي:

مذكرة داخلية تهنئة وشكر

مذكرة التهنئة والشكر عادةً الغرض منها إما منح مكافأة للموظف؛ شكرًا له على مجهوده، أو تعتبر ورقة تزكية لترقية مستقبلية، أو منحه ترقية مباشرة، ونقدم نموذج مذكرة داخلية  تهنئة وشكر جاهزة من هذا النوع قابل للتحميل عبر الرابط التالي:

مذكرة داخلية تربية مهنية

نظرًا لأهمية ربط الطالب بسوق العمل قامت السعودية بدمج بعض المعلومات الأساسية الخاصة بميدان العمل في مناهجها، فالمذكرات الداخلية مثلًا يتم تدريسها في المرحلة الثانوية في مادة التربية المهنية، ويُطلب من الطالب إعداد مذكرة بنفسه؛ لتدريبه عليها عمليًا، وفيما يلي نقدم نموذجًا استرشاديًا لمذكرة داخلية تربية مهنية بصيغة doc:

تعرف أيضًا على: نموذج خطاب شكر وتقدير جاهز

المذكرة الداخلية تعتبر آلية من آليات التواصل الإداري بين المدير والموظفين، أو حتى بين أقسام المؤسسة، لذا يتم الاعتماد على قوالب هيكلية جاهزة في بعض الأوقات؛ تيسيرًا للتعاملات، وقد قدمنا أعلاه بعض النماذج الجاهزة وأهم التفاصيل عنها.