خطاب الحاقي واضح الصياغة والمعنى ومرتب بشكل سليم هو خطاب سهل قبوله والاعتماد عليه في الشؤون الأكاديمية أو الإدارية، حيث إن الغموض أو نقص المعلومات يعطل الغرض الذي يُرسل هذا الخطاب من أجله، ومن ثم يبيّن موقع نموذجي مثال لخطاب الحاقي باللغة العربية والإنجليزية، مع أهم التفاصيل حول هذا الخطاب ووظيفته.
ما معنى خطاب الحاقي؟
الخطاب الإلحاقي عبارة عن رسالة إضافية توضح بعض المعلومات أو تُضيف تحديثات على موضوع ما تم الإشارة له في الخطاب الرئيسي، أي إنه وسيلة لمتابعة المسائل والموضوعات التي تم طرحها سابقًا، وهذا الخطاب يمكن أن يُرفق معه وثائق ومستندات توثق المعلومات، أو يُمكن أن يُرسل بمفرده بلا أي وثائق داعمة.
كيف اكتب خطاب الحاقي؟
كتابة الخطاب الإلحاقي سهلة، فهذا الخطاب ليس له قالب محدد، ولكن مع ذلك لكتابة خطاب احترافي يمكن التعرف على أهم أركانه من خلال النقاط التالية:
- تحديد الهدف من كتابة الخطاب، وتحديد النقاط التي لا بد من التركيز عليها في الخطاب.
- في أعلى يمين الخطاب –إن كان باللغة العربية- يتم كتابة التاريخ واسم الشركة.
- تحديد الجهة المرسل إليها الخطاب.
- بدء الحديث بالتحية أو السلام.
- لا بد من ربط الخطاب الحالي بالخطاب السابق من خلال ذكر جملة على غرار (بخصوص خطاب ….. المؤرخ في …./ …./ ….. بشأن ….. نود أن نعلمكم بـ …..).
- ينبغي كتابة المعلومات الجديد بطريقة منظمة وواضحة.
- يُفضل ألا يكون الخطاب قطعة واحدة! بل تقسيم المكتوب بطريقة مريحة للعين.
- إذا كانت هناك مستندات مرفقة مع الخطاب لا بد من الإشارة لها بعد ذكر المحتوى الإلحاقي.
- إنهاء الخطاب بطريقة محترفة، مثل: شكر القارئ على وقته أو تفهمه، أو استخدام ديباجة جاهزة مثل: (تفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير).
- تذييل الخطاب بالتوقيع والتاريخ والختم.
- يُفضل إضافة رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني أسفل التوقيع؛ لسهولة التواصل لاحقًا إن استدعى الأمر ذلك.
تعرف أيضًا على: نماذج خطابات رسمية حكومية
صيغة خطاب الحاقي
فيما يلي طرح لإحدى الصيغ التي يمكن استخدامها في الخطاب الإلحاقي:
اسم الشركة
التاريخ
خطاب إلحاقي بخصوص ………………
هام للسادة/ …………………
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
نهديكم أطيب التحيات، أما بعد
إشارة إلى موضوع الخطاب السابق وهو ………………. بتاريخ: ……/……/…… نود إضافة المعلومات التالية: ………………………………………………….
كما نفيدكم بـ ……………………………………………..
نتمنى أن تحظى المستجدات باهتمامكم وتساهم في ……………..
ولأي استفسار أو المزيد من المعلومات يُرجى التواصل معنا من خلال أي من الطرق التالية:
البريد الإلكتروني: ……………………………
فاكس/ جوال: ………………………….
شاكرين لكم حسن تعاونكم.
تفضلوا بقبول وافر التقدير.
اسم مُقدم الطلب: ………………………………………..
(التوقيع)
لتحميل صيغة الخطاب الإلحاقي السابق doc يمكن هذا من خلال الرابط التالي:
تعرف أيضًا على: نموذج خطاب تغطية cover letter
نموذج خطاب الحاقي word
يمكن الاطلاع على إحدى نماذج الخطاب الإلحاقي، من خلال ما يلي:
اسم الدولة
الوزارة/ اسم الشركة الشعار
التاريخ: …/ …/ ….
(كتابة الغرض من الخطاب)
السادة أعضاء/ ………………. الموقرين
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
إلحاقًا بالخطاب السابق منا بتاريخ …../ …../ …… نفيدكم بالمستجدات بخصوص ……………….
نرفق لكم مع هذا الخطاب المستندات والوثائق اللازمة التي تثبت ……………
نرجو منكم موافتنا بالرد في أقرب وقت
تفضلوا بقبول وافر التقدير والاحترام
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
(التوقيع)
يمكن عبر ما يلي تحميل نموذج الخطاب الإلحاقي السابق بصيغة doc المهيأة للإضافة والتعبئة:
تعرف أيضًا على: خطاب توصية جاهز
خطاب الحاقي بالانجليزي
الخطاب الإلحاقي يمكن إرساله بشكل تقليدي (ورقي)، أو إلكتروني، أما اللغة تختلف على حسب الجهة التي يتم توجيه الخطاب إليها، فمثلًا عند كتابة خطاب الحاقي بالإنجليزية يكون كالآتي:
(Name of the country or ministry)
(Name of the company)
(Date)
Supplementary Letter Regarding ……………….
To: …………………
Best regards to Your Excellency,
Referring to my previous letter concerning ……………… dated …./…./….., I would like to draw your attention to new information that was not included in the previous letter, which is: ……….
I hope this addition is useful to you.
For further information, please do not hesitate to contact us via email at ……… or mobile number …………
Thank you for your time and cooperation.
(Signature)
(Stamp)
يمكن تحميل الخطاب الإلحاقي السابق doc بواسطة الرابط التالي:
تعرف أيضًا على: نماذج خطابات ادارية جاهزة
الخطاب الإلحاقي ليس له صياغة واحدة، ولا شكل نمطي لا بد من اتباعه! لا سيما إن كان المقصود بالخطاب ليس جهة حكومية، وعليه طرحنا أعلاه بشيء من التفصيل طريقة كتابة خطاب الحاقي، مع تقديم عدة نماذج عليه، وسرد أهم ما يتعلق به.